Snel met data aan de slag? Vijf quick wins voor elke organisatie

Organisaties beschikken over steeds grotere hoeveelheden data zonder het te gebruiken. Belangrijke datagegevens blijven onontdekte, gouden schatten. Een gemiste kans wat ons betreft. De oorzaak hiervan is vaak dat het management focus heeft op datgene wat zichtbaar of tastbaar is. Denk bijvoorbeeld aan het aantal klanten, uitstaande orders, beschikbare medewerkers, machines of systemen. En dat terwijl de technologie waarmee je kunt profiteren van onderliggende en onbenutte data er is. Nu alleen nog weten hoe je van start gaat…

Data technologie in dienst van mensen

Daar waar je In het verleden vooral moest vertrouwen op ‘fingerspitzengefühl’, of zakelijk inzicht, maakt de technologie het tegenwoordig mogelijk om ook onbenutte data zichtbaar te maken. Dat is het goede nieuws; slimmere beslissingen worden tegenwoordig genomen op basis van data die de technologie voortbrengt. We meten steeds meer, onder andere aangejaagd door  artificial intelligence (AI), apps en sensoren. Maar hoe start je dan met een dataproject?

1: Definieer de doelstelling

Belangrijk is allereerst dat duidelijk is wat de reden is: de doelstelling moet gedefinieerd worden en er moet consensus over zijn. Zorg er ook voor dat de beoogde doelstelling achteraf ook meetbaar en communiceerbaar is. Bijvoorbeeld in tijd, kostenbesparing of andere gewenste resultaten. (Kpi’s vaststellen)

2: Verzamel data vanuit verschillende bronnen

Om je doelstelling te bereiken ga je vervolgens op onderzoek uit: welke data heb je beschikbaar om je doelstelling te bereiken? Deze data is, vaak onbewust, in allerlei systemen en applicaties aanwezig. Een voorbeeld: stel dat je doelstelling is om de verwarmingskosten op kantoor terug te dringen, dan kan data van een toegangscontrolesysteem inzicht geven wanneer ruimtes niet verwarmd moeten worden. Het verzamelen van data vraagt dus ook om creatief denken en centralisatie. Verwarmingskosten terugdringen kan ook betekenen dat je ook de data verzamelt van facturen rondom onderhoud. Misschien werken niet alle systemen zo efficiënt.

3: Maak data toegankelijk voor medewerkers en afdelingen

Datagegevens verblijven vaak op een ‘eiland’. Ze komen er niet af om voor anderen van waarde te zijn. Ook hier weer een voorbeeld. Een forecast die maandelijks gemaakt wordt door een salesmanager in Excel, kan uiterst waardevol zijn voor de afdeling inkoop. Het zou bijdragen aan een tijdige levering aan hun klanten. Helaas wordt deze data in dit voorbeeld niet onderling gedeeld door sales en inkoop. Waar het dus ook om gaat is dat medewerkers op verschillende afdelingen in het bedrijf van elkaar begrijpen wat er precies nodig is om hun functie uit te oefenen.

4: Gebruiksvriendelijke hulpmiddelen (tools)

Mensen gaan over het algemeen niet, of minder snel, met data aan de slag als hulpmiddelen complex zijn ingericht of vormgegeven. Toch komt het vaak voor. Om gebruiksvriendelijke hulpmiddelen te creëren moet je bijvoorbeeld ook weten wat het kennisniveau is van de desbetreffende collega. Minder muisklikken in applicaties, duidelijke dashboards en het automatisch laten invullen in templates van datagegevens vanuit andere bronnen, zijn voorbeelden die de gebruiksvriendelijkheid enorm vergroten.

5: Start met een pilot

Er is geen reden om te wachten. Pak niet gelijk het allergrootste project op, waar teveel stakeholders een mening over moeten geven. Dat werkt alleen maar vertragend. Creëer wel prioriteit. Start bij voorkeur met een dataproject waarvan je weet dat het grote impact zal maken, omdat het van waarde is voor een of meerdere strategische doelen van de organisatie. Als je succes namelijk kunt aantonen, zullen anderen je volgen. Met data aan de slag gaan levert daarom ook plezier en verbinding op.

Wat nog meer een reden is om niet te wachten?

Dat is omdat je niet alle kennis en expertise zelf in huis hoeft te hebben. Creatief nadenken over de impact van data is wat we dagelijks doen, evenals het onderzoeken wat diverse business units nodig hebben om succesvol te zijn. Ook voor applicatie integratie en nog veel meer ben je bij ons aan het juiste adres.

Neem contact met ons op als je (nog) sneller aan de slag wilt gaan met data.